Tahap Melakukan Proyek

Metodologi manajemen proyek seringkali disebut juga dengan istilah tahapan manajemen proyek  Seperti yang telah disebutkan di awal, bahwa metodologi manajemen proyek terbagi dalam :

1. Inisiasi Proyek (Initiation Project)
2. Perencanaan Proyek (Planning Project)
3. Pelaksanaan Proyek ( Execution Project)
4. Monitoring Dan Pengontrolan Proyek (Monitoring & Controlling Project)
5. Penutupan Proyek (Closing Project)

Inisiasi Proyek (Project Initiation) 

Inisiasi proyek adalah tahap awal suatu proyek dimulai. Pada intinya, inisasi proyek adalah mengawali sebuah proyek, dalam artian memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek. Dari defines proyek inilah akan akan kelihatan gambaran global sebuah proyek yang akan dikerjakan. Gambaran global ini biasanya bersi ruang lingkup proyek, lingkup proyek, tujuan proyek, waktu pengerjaan proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya.

Inisiasi proyek, dalam hal ini adalah dokumen definisi proyek yang akan dijadikan sebagai bahan, pegangan dan acuan dalam perencanaan proyek, yaitu pembuatan dokumen perencanaan manajemen proyek.

Tujuan Inisiasi Proyek 

• Menentukan tujuan proyek secara rinci
• Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factor) untuk pelaksanaan proyek.
• Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek, serta batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam membuat perencanaan manajemen proyek 
• Menetukan kriteria keberhasilan proyek.

Perencanaan Proyek (Project Planning) 

Setelah sebuah proyek didefinisikan, langkah selanjutnya adalah merencanakan proyek yang dimaksud. Perencanaan proyek ini biasanya dalam bentuk dokumen perencanaan manajemen proyek. Pada intinya, perencanaan manajemen proyek ini adalah deskripsi detail dari definisi proyek yang telah dibuat. Perencanaan proyek secara umum berisi : tujuan dan ruang lingkup proyek, waktu pengerjaan atau jadwal proyek, rencana anggaran biaya proyek, kualitas proyek, sumber daya proyek, perencanaan komunikasi, pengadaan serta integrasi.

Namun pada prakteknya tidaklah harus selengkap yang telah dideskripsikan di atas. Hal ini sangat bergantung pada besar kecilnya proyek, juga pada kompleksitas sebuah proyek. Semakin kompleks dan besar sebuah proyek, maka seharusnya semakin lengkap pulalah perencanaan manajemen proyek tersebut.

Tujuan Perencanaan Proyek

• Mendefinisikan ruang lingkup proyek
• Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek
• Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek
• Menetapkan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek
• Menentukan kualiikasi, peran dan tanggunjawab, serta jumlah personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek
• Mengidentifikasi resiko-resiko proyek dan menentukan tindakan penanggulangannya
• Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek
• Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan menjadi acuan untuk mengukur kinerja proyek.

Eksekusi Proyek (Project Execution)

Setelah proyek direncanakn secara matang dengan segala perhitungan dan pertimbangan yang ada, maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan perencanaan proyek tersebut dalam suatu tindakan. Pelaksanaan atau realisasi dari rencana proyek yang tertuang dalah project management plan inilah yang disebut dengan pelaksanaan atau eksekusi proyek. Jadi pada intinya eksekusi proyek adalah tindak lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam project management plan.

Tujuan Eksekusi Proyek 

• Merealisasikan perencanaan proyek yang tertian dalam perencanaan manajemen proyek.
• Mengkoordinasikan kinerja team proyek dan juga mengoptimalkannya, serta pemanfaatan sumber daya non-personil.
• Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui.

Pengontrolan Proyek (Project Controlling) 

Project Controlling adalah pengontrollan terhadap kegiatan atau aktifvitas-aktivitas suatu proyek. Mengontrol apakah langkah demi langkah dalam pelaksanaan kegiatan proyek tersebut sudah sesuai dengan yang telah ditentukan dengan perencanaan manajemen proyek yang telah dibuat. Juga mengecek apakah kegiatan atau aktifivitas-aktifvitas proyek yang dilaksanakan sudah sesuai dengan estimasi dan rencana awal, serta sudah sesuai dengan target ataukah belum. Bila belum, tindakan apa sajakah yang harus dilakukan agar tujuan proyek bisa terpenuhi

Tujuan Eksekusi Proyek 

• Memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sesuai dengan target yang telah ditentukan.
• Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana awal.
• Dengan melakukan control diharapkan adanya masukan apakah perencanaan manajemen proyek perlu diperbarui ataukah tidak.

Penutupan Proyek (Project Closure) 

Project closure adalah merupakan akhir dari serangkaian kegiatan proyek. Pada intinya tahapan penutupan proyek ini adalah memberikan laporan tentang hasil-hasil apa saja yang diperoleh dari suatu rangkaian aktifvitas-aktifvitas proyek yang telah dilaksanakan. Bentuk-bentuk pelaporan tentang semua hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan tersebut dituangkan dalam bentuk dokumen laporan.

Pada tahap ini harus diyakinkan bahwa semua deliverable telah terpenuhi. Demikian pula dengan pekerjaan-pekerjaan yang belum terselesaikan (outstanding task) harus segera dicatat dan kemudian diselesaikan. Setelah semua pekerjaan dinyatakan selesai yang tertuang dalam dokumen laporan resmi, maka langkah terakhir adalah pembubaran team proyek.

Tujuan Project Closure

• Secara formal mengakhiri proyek dengan semua pihak yang terlibat di dalam suatu proyek.
• Mengakhiri penugasa anggota team proyek.

Read More

Quote Today's 3

"The Best Preparation For Good Work Tomorrow is to do Good Work Today"

Sebuah akhiran yang bagus pasti dimulai dari sebuah persiapan atau awalan yang bagus pula. Sehingga jika seseorang telah terbiasa / istiqomah dalam melakukan sebuah persiapan yang bagus, maka dihari-hari selanjutnya orang tersebut akan selalu siap menghadapi hari berikutnya dengan lebih baik atau sama seperti hari sebelumnya.

Read More

Pantun tentang Proyek

Prolog :
Jalan-jalan ke pulau Bali
tak lupa mampir ke Legian
Belajar mata kuliah MPTI
pastilah tidak merugikan

Pantun :
Kupu-kupu terbang ke alam bebas
Berpadu dalam cahya warna surya
Sebuah kegiatan sementara dalam waktu terbatas
Iitulah pengertian proyek sesungguhnya

Alunan merdu suara jangkrik
Mewarnai suasana malam kota pati
Menghasilkan sebuah produk dan jasa yang unik
Adalah tujuan dari proyek yang pasti

Sayur kubis jatuh harga
Butir padi tak berisi
Manajemen proyek terbagi menjadi dua
Proyek IT dan non IT

Pintu bahasa Inggrisnya door
Bahu bahasa Inggrisnya shoulder
Sebuah proyek membutuhkan sponsor
dan juga membutuhkan stakeholder

Burung burung berkicauan
Semerbaklah bungan di padang
Dalam proyek ada ketidakpastian
Oleh karena itu butuh perencanaan yang matang

Hujan-hujan di waktu senja
sambil bernyanyi menari pila
Sebuah proyek mempunyai sasaran utama
yaitu waktu, ruang lingkup, kualitas, dan biaya

Berlibur ke kota Tokyo
Senang hati menginjak kota idaman
Dalam setiap proyek pasti ada resiko
tetapi, komunikasi dan kerjasama satu-satunya jalan

Penutup :
Manajemen proyek secara utuh, Harold Kerzner pakarnya
Manajemen proyek IT, mahasiswa informasi ahlinya… =)

Read More

Perbedaan Proyek IT dan Non IT

Manajemen proyek meruapakan sebuah langkah dalam menerapkan pengetahuan, skill, teknik dan alat untuk merencanakan kegiatan yang dibutuhkan dalam mencapai tujuan proyek. dalam manajemen proyek dibagi menjadi 2 bagian yaitu :

• Manajemen Proyek TI
• Manajemen Proyek non-TI

Berikut adalah ciri-ciri dari masing-masing proyek

Proyek IT 

• Biasanya terhubung langsung dengan proses bisnis
• Terdiri dari Multiple Project
• Selalu cepat berkembang
• Stackholdernya lebih banyak dan lebih luas
• Staff nya lebih kepada yang spesialis
• Resiko yang lebih kompleks
• Perubahan dari project satu ke lainya masih buruk
• Berjalan pada proses yang masih berjalan
• Bersifat Abstrak ( tidak dapat diperhitungkan )

Proyek non IT 

• Tidak terintegrasi dengan proses bisnis
• Stand alone project structure
• Cakupan yang sudah dituju sudah terdefinisi dengan jelas
• Stackholder yang mudah diidentifikasi
• Staff nya lebih general, fokus kepada bagian yang penting untuk orang yang terbaik
• Resikonya lebih sedikit mendapatkan impact negatif
• Perubahan dari project satu ke lainya masih buruk hingga rata-rata.
• Berjalan saat semua proses didalamnya dihentikan
• Bersifat Real ( dapat diperhitungkan )

Read More

Mengenal Stakeholder Proyek

Stakeholder adalah orang-orang yang mana terlibat dengan proyek yang sedang kita lakukan. Berikut adalah macam stakeholder yang mana akan kita jumpai jika melakukan sebuah proyek, yaitu :

Sponsor Proyek 

Sponsor proyek adalah pihak yang membiayai berjalannya suatu proyek atau bisa dibilang juga sebagai sumber dana untuk melakukan proyek.

Manajer Proyek 

Singkatnya adalah orang yang bertanggung jawab atas terselesaikannya suatu proyek, seorang manajer proyek harus bisa bekerja bersama semua stakeholder proyek dan mengetahui kebutuhan proyek agar proyek bisa berjalan dan selesai sesuai harapan.

Tim Proyek 

Merupakan sekumpulan orang-orang dengan berbagai keahlian yang bekerja dalam proyek, orang-orang ini harus tahu material atau alat apa saja yang dibutuhkan dalam proyek, dan mereka bekerja dengan koordinasi karena ada banyak hal yang saling berhubungan (contoh, dalam membangun rumah, tukang 1 tidak bisa meletakkan lemari sebelum tukang 2 selesai membangun tembok).

Staff Pendukung 

Adalah orang yang membantu para stakeholder dalam proyek, bisa bermacam-macam seperti kontraktor, staff administratif dll. (contoh, staff administratif yang mengatur jadwal pertemuan antara sponsor, customer, supplier, tim, dll. Sehingga proyek berjalan lancar).

Supplier 

Orang yang akan mensuplai sumber daya apa saja yang dibutuhkan dalam suatu proyek, termasuk kapan harus di sediakan, dimana harus diantar dsb.

Orang di luar proyek yang terkait 

Misalnya, suatu perusahaan ingin membangun infrastruktur di suatu daerah, maka harus menemui orang yang mempunyai kepentingan di daerah tersebut seperti kepala desa, kepala daerah dll.

Read More

Quote Today's 2

“A person who never made a mistake, never tried anything new” 

Jika kita ingin sukses yang lebih besar, jika kita ingin kegemilangan yang lebih maksimal, kita perlu sesuatu yang baru, kreasi baru. Kita pun perlu memiliki gambaran sukses yang jelas. Harus kita sadari, jalan menuju sukses tidak selalu mulus. Pasti dalam prosesnya, akan muncul banyak “kerikil” dan “batu” yang menghadang.

Ada kerikil kecil bernama kesulitan. Batu kecil bernama lemah mental dan kesulitan. Batu besar bernama kegagalan. Tak terkecuali karang yang disebut kegagalan.

Kegagalan sering jadi momok bagi banyak orang. Tapi menurut orang sukses yang sudah menyadari arti kegagalan bagi pencapaian sukses mereka, kegagalan adalah sukses yang tertunda.

Jika kita tahu sifat sukses harus melewati kegagalan, kita akan siap menghadapi setiap bentuk “kerikil” dan “batu” yang ada di depan. Gagal, bangkit lagi! Jatuh, bangun lagi! Karena siapa pun yang takut gagal dan tak pernah berbuat salah, sukses takkan pernah dicapainya.

Read More

Quote Today's 1

"Try not to become a man of success, but rather try to become a man of value"

Orang yang ingin sukses maka dia hanya menginginkan dirinya saja yang berhasil atau bisa dibilang hanya berpengaruh pada dirinya sendiri >> " Saya ingin sukses ",

sedangkan orang yang ingin menjadi orang yang bernilai berarti tidak hanya ingin membuat suatu gebarakan untuk dirinya sendiri namun untuk orang di sekitarnya juga.

Read More